Team Drives csapatmeghajtók - egyszerűbb, biztonságosabb fájlmegosztás a G Suiteben

Nem csak a fájlmegosztás könnyebb belső vagy külső személyekkel, de aggódnod sem kell többé a szervezeti, céges fájlok miatt, ha egy munkatárs elmegy a szervezettől... a közös Team Drives csapatmeghajtók egy új dimenziót nyitnak meg a G Suite szervezeti fájlkezelés terén. A használat egyszerű ... mutatom!

Mik azok a Csapatmeghajtók (Team Drives) és mire használhatók?

A Csapatmeghajtók a G Suite szervezet/cég tagjainak olyan közös felhő-tárhelyei, munkaterületei, ahol nem kell egyenként bajlódni az ott tárolt fájlok megosztási beállításával, és a véletlen/szándékos adatvesztés veszélye is minimálissá válik!

Ha egy közös meghajtó csapattagja vagy, akkor

• nem kell megosztási meghívókat küldözgetned a csapattagoknak
• nem kell a "Velem megosztva" mappában keresgetned a csapattagok által készített fájlokat
• jogosultságod/szerepköröd szerint azonnal hozzáférsz mindenhez, ami a közös csapatmeghajtón található

Hogyan működnek a közösségi Csapatmeghajtók, a Team Drives?

A Csapatmeghajtók alatt olyan meghajtókat (táhelyeket) hozhatsz létre, ahol meghajtó-szinten állíthatod be, hogy kik és milyen jogosultsággal férhetnek hozzá a tárhely összes eleméhez.

• Létrehozhatsz így pl. a különböző szervezeti egységeknek egy-egy csapatmeghajtót, vagy 
• minden futó projektnek egy dedikált csapatmeghajtót
• ...

Csapatmeghajtók létrehozása

Új csapatmeghajtó létrehozásához a Driveban

• kattints a bal oldali sávban a play_arrow Csapatmeghajtók feliratra, majd
• kattints felül, az ÚJ CSAPATMEGHAJTÓ gombra
• a felugróban add meg az új csapatmeghajtó nevét, majd
• katt a Létrehozás gombra

Csapattagok kezelése

A csapatmeghajtóhoz tagokat kell/lehet adni. Új csapattag hozzáadáshoz

• a  play_arrow Csapatmeghajtók alatt kattints jobb egérgombbal a kérdéses csapatmeghajtóra
• a kis ablakból válaszd a Tagok hozzáadása group_add menüpontot
• az Új tagok felvétele adatlapon írd be a felveendő tag(ok) e-mail címét
• kattints a mező alatti kis háromszögre arrow_drop_down a hozzáférési jogosultság beállításához
• válassz egyet a hozzáférési jogosultságok közül
• Teljes hozzáférés: kezelheti a tagokat, fájlokat tölthet fel/szerkeszthet/helyezhet át/törölhet
• Szerkesztésszintű hozzáférés: fájlokat tölthet fel/szerkeszthet
• Megjegyzésszintű hozzáférés: megjegyzést tehet a fájlokhoz
• Megtekintésszintű hozzáférés: megtekintheti a fájlokat

• írj üzenetet, ha akarsz, az új tagnak, vagy
• kattintsd be az Értesítés küldésének kihagyása opciót, majd
• kattints a HOZZÁADÁS gombra

A hozzáadott tag  play_arrow Csapatmeghajtók tárhelyén megjelenik az a közösségi csapatmeghajtó, amihez a tagot az imént hozzáadtad.

Szervezeten kívüli csapattagokat is fel lehet venni!

Csapatmeghajtókat sima gmail-es fiókkal nem lehet létrehozni, Team Drives közös(égi) csapatmeghajtókat/tárhelyeket csak G Suite használók hozhatnak létre. 

A jó hír az, hogy egy csapatmeghajtóhoz szervezeten kívüli tagokat is fel lehet venni, akár szerkesztői jogosultsággal is (azaz fájlokat tölthet fel és szerkeszthet). Így egy külsős is bedolgozhat a szervezet projektjébe, az egyetlen feltétel, hogy vagy gmail-os címe legyen, vagy G Suite alapú rendszer legyen az email címe mögött! 

És akkor most mi legyen/lesz a Saját meghajtóval?

A Csapatmeghajtók megjelenésével az önálló G Suite-fiókok Saját meghajtó-jának szerepe átértékelődik. 

Ha a Saját meghajtón létrehozol/feltöltesz egy fájlt, annak tulajdonosa leszel, így a fájllal szabadon rendelkezel: te döntöd el adsz-e és kinek hozzáférési jogosultságot, végső soron akár törölheted is a fájlt.

Ezzel szemben a Csapatmeghatókban tárolt/létrehozott fájloknak nincs nevesített tulajdonosa, itt a Teljes hozzáféréssel rendelkező fiók kezelője kap áthelyezési/törlési jogosultságot (is) a fájlhoz, illetve adhat/vehet el hozzáférési jogosultságokat (új) tagoknak/tagoktól.

• Éppen ezért Teljes jogosultságú hozzáférést csak kevés tagnak érdemes/szabad adni, hogy az adatbiztonság megmaradjon. Szerkesztőit bátran adhatsz, hiszen az "csak" fájlok feltöltésére/hozzáadására és szerkesztésére jogosít, törlésre, fájlok áthelyezésére nem.

Így tehát a Saját meghajtón csak azok a fájlok lesznek, amiket leginkább egyedül használsz, vagy csak addig lesznek a Saját meghajtón, amíg azt át nem helyezed valamelyik közös csapatmeghajtóra. Ezzel a fájl tulajdonjogáról is lemondasz, innentől kezdve csak olyan jogosultságod lesz az általad létrehozott fájlra, amit az adott Csapatmeghajtói tagságod megenged.

Mapparendszer kialakítása a csapatmeghajtón

A csapatmeghajtók alatt tetszőleges mapparendszert alakíthatsz ki, a már ismert módon, de fontos tudnod, hogy mappa és/vagy fájl szinten nem lehet változtatni a hozzáférési jogosultságokon: a csapatmeghajtó fájljaihoz - legyen az bárhol a csapatmeghajtón - a tag, csak a csapatmeghajtóra beállított jogosultságokkal rendelkezhet.

Csapatmeghajtó törlése

• csapatmeghajtót csak a teljes hozzáféréssel rendelkezők törölhetnek
• Csapatmeghajtó csak akkor törölhető, ha üres, először tehát a mappa fájljait töröld, utána magát a csapatmeghajtót
• a csapatmeghajtóról törölt elemek csak 30 nap után törlődnek véglegesen (és automatikusan), addig a csapatmeghajtó kukájából akár vissza is állíthatók!

Tipp! 

Ha kérdésed van a Csapatmeghajtók használatával/kialakításával kapcsolatban, írj a Kapcsolatfelvételi űrlapon!
---

Szólj hozzá! Oszd meg és/vagy lájkold a cikket, ha hasznosnak találod! Köszönöm!