A G Suite fiókok testreszabása avagy a személytelen megszemélyítése két lépésben

Az időzített bomba ... launch cikkből tudhatod, hogy miért érdemes személyi-fiókok helyett szervezeti-fiókokban gondolkodnod, és ilyeneket létrehoznod a G Suiteben. A jó hír, hogy ezeket a személytelen szervezeti-fiókokat tökéletesen az éppen a fiókot használó személyére lehet szabni, ráadásul igen kis munkával! Hogyan? Mutatom...

Személyes fénykép hozzáadása a G Suite fiókhoz

A fiók megszemélyesítésének legjobb módja, ha fényképet adsz a fiókhoz. Ehhez

• a Felügyeleti konzol Felhasználók oldalán kattints arra a felhasználói fiókra, amelyet szerkeszteni akarsz.
• A felugró fiók adatlapon kattints a bal oldali nagy, színes avatarra, amelyben most egy betű látható (a fiók utónév első karaktere)
• a felugró ablakban kattints a FÉNYKÉP KIVÁLASZTÁSA feliratra (gombra)
• a javasolt képméret 333x333 px és 35 - 90 KB max. fájlméret, JPEG, PNG vagy GIF formátumban! A kép legyen négyzetes, hogy ne torzítson!
• a kép kiválasztása után, kattints a FELTÖLTÉS gombra
• sikeres feltöltés után a kép megjelenik az adatlapon.

Innentől kezdve, ez a fotó képviseli a fiókot, ez lesz látható az alkalmazásokban ha a fiókot keressük, vagy hivatkozunk rá. A kép könnyen beazonosítja, megszemélyesíti a fiók kezelőjét, így amellett hogy vizuálisan személyessé tetted a fiókot, mégsem láncoltad örökké hozzá a személyt, mert ha új kezelője lesz a fióknak, akkor ezt a képet is lecserélheted.

Azonban ez még nem minden! Adj a fiókhoz e-mail aliasokat is!

Oké főnök, de mik azok az e-mail aliasok és mire is jók ezek?

E-mail fedőnév, alternatív e-mail név, e-mail név variáns ... kb. ezek lehetnének a legjobb magyar körülírások arra, hogy mit is jelent az alias e-mail cím!

A lényeg, hogy egy G Suite szervezeti-fiók alapértelmezett e-mail címéhez, ami például

• ugyvezeto@abcdefg.hu

tetszőleges számú alternatív e-mail címet, e-mail aliast, fedő e-mail címet adhatunk, társíthatunk. Például

• gipsz.jakab@abcdefg.hu
• jakab.gipsz@abcdefg.hu
• jakab@abcdefg.hu
•  ... stb.

Ezek után, ha valaki egy alias email címre küld levelet pl.

• gipsz.jakab@abcdefg.hu -ra,

akkor a levél abban a fiókban fog landolni, amelyikhez az adott alias e-mail cím hozzá van adva, társítva: a példában ez az

• ugyvezeto@abcdefg.hu

fiók!

Az aliasokkal tehát teljes rugalmasságot kapsz a fiók megszemélyesítéséhez, hiszen a fiók e-mail címei közül bármelyiket használhatod. Ha egy vagy több aliasod van, a Gmailben beállíthatod, hogy melyik e-mail címet akarod használni és így a választott címmel küldhetsz és fogadhatsz leveleket, miközben az emailek - "lent a mélyben" ugyanabba a szervezeti fiókba kerülnek, a fiók-kezelő ebben kezeli őket.

Ha idővel változik a fiókot kezelő személy (Gipsz Jakab helyett Valamilyen Piroska lesz az ügyvezető), nem kell mást tenned, mint az aliasokat megváltoztatni, törölni néhányat és újakat hozzáadni a fiókhoz (valamilyen.piroska@abcdefg.hu, piroska.abcdefg.hu ... stb.), beállítani a Gmailben is az új aliasokat ... és voálá! minden mehet tovább. Valamilyen Piroska minden eddigi céges levelezést lát, ami az ugyvezeto@abcdefg.hu fiókban landolt, semmi sem tűnik el, szakad meg ... az élet vígan megy tovább!

E-mail aliasok létrehozása a G Suiteben

• a Felügyeleti konzol Felhasználók oldalán kattints arra a felhasználói fiókra, amelyet szerkeszteni akarsz
• A felugró fiók-adatlapon kattints a Fiók feliratra
• középtájon kattints az Alias hozzáadása linkre
• a kinyíló mezőbe írd be az aliast (csak a @ előtti részt kell beírni)
• nyomd meg a MENTÉS gombot (kicsit lejjebb, jobbra)
• adj további alias(oka)t a fiókhoz, ha szükséges (törölni is tudsz, ami nem kell)
• ha kész, lépj vissza a Felhasználók oldalra...

Tipp! 

A G Suite fiókok és az e-mail aliasok létrehozását is érdemes előbb "papíron" átgondolni,  egy szervezeti e-mail alias szisztémát kigondolni, esetleg előre "begyűjteni" a személyek fotóit és csak utána hozzákezdeni a fiókok létrehozásához.

Néha kuglizz, ne mindig csak guglizz! mood
---

Szólj hozzá! Oszd meg és/vagy lájkold a cikket, ha hasznosnak találod! Köszönöm!