ÚTMUTATÓK, HASZNOS TANÁCSOK, TIPPEK-TRÜKKÖK A
GOOGLE INGYENES ALKALMAZÁSAIHOZ
LEGFRISSEBB
Pillanat...

Addig ne fogj a G Suite fiókok kialakításába, amíg nem olvastad ezt a cikket

Hogyan hozz létre úgy felhasználói fiókokat a G Suiteben, hogy később ne fájjon miatta a fejed?

A rendszergazdák tipikusan személyre szóló felhasználói fiókokat hoznak létre egy szervezet számára. Így Gipsz Jakab, aki egyébként az elnöke a szervezetnek, gipsz.jakab@domainnév.hu fiókot kapna a G Suiteben is.

De mi van, ha Gipsz Jakab helyett Valamilyen Piroska lesz az ügyvezető? Mi lesz az ügyvezető úr e-mailjeivel? És mi lesz Gipsz úr dokumentumaival, névjegyeivel ... folytathatnám. Kezdetét veszi a káosz és bizonytalanság.

A kérdés tehát, hogyan hozz hát létre úgy felhasználói fiókokat a G Suiteben, hogy később ne fájjon miatta a fejed? Mutatom...

4 érv arra, hogy miért ne személyek szerint hozd létre G Suite fiókokat

  • egy szervezet/cég G Suite fiókjai nem magán fiókok, ott olyan levelek, dokumentumok vannak (kellene lenniük) amik a szervezethez/céghez tartoznak, és nem a fiókot kezelő személyhez
  • egy G Suite felhasználói fiók nem csak egy sima e-mail postafiók, alaphelyzetben is tartozik hozzá saját Drive tárhely, Naptár, Névjegyek, Hangouts, Webhelyek és más szolgáltatások ... az itt keletkezett anyagok a szervezet/cég, és nem a fiókot éppen kezelő személy életének szerves részei
  • a "személytelenített" G Suite szervezeti fiókot mégis könnyen személyessé lehet tenni a szervezet és a külvilág felé, miközben
  • a szervezeti-fiók struktúrában úgy lehet a fiókot kezelő személyét lecserélni, hogy az nem érinti a fiók tartalmát, tehát minden folyamatában tovább vihető, így a személycsere nem jelent fennakadást a szervezet/cég életében

G Suite felhasználói fiókstruktúra személyi-fiókok helyett szervezeti-fiókokkal

Mindezek alapján, azt javaslom, hogy ne személyi-fiókokat, hanem szervezeti-fiókokat hozz létre a G Suiteben a következők szerint:
  • lépj be a rendszergazdai G Suite fiókodba
  • a Felhasználók oldal bal oldalán, a szűrő panelen, állj rá arra a szervezeti egységre, alegységre, ahová az új felhasználói fiókot fel szeretnéd venni, majd 
  • kattints a jobb alsó sarokban lévő + gombra
  • ha több szervezetet (domaint) kezelsz, akkor a felugró ablakban először azt válaszd ki, hogy az új felhasználói fiókot melyik szervezethez (domain névhez) akarod adni, ezért 
    • a @ utáni mezőre kattintva, a kis ablakból válaszd ki a megfelelő domain nevet, majd
  • a Családnév mezőbe írd csupa kisbetűvel, hogy fiók
    • a Családnév mezőt szinte sehol sem használja a G Suite, ezért kerül ide ez az apró szócska. Fontos, hogy ezt így csináld!!
  • az Utónév mezőbe a pozíció vagy szervezeti egység nevét írd, majd kötőjellel elválasztva a szervezet nevét vagy rövidített nevét 
    • példák az Utónév mezőre: Elnök-XYZ vagy Iroda-XYZ vagy Szervizvezető-XYZ ...
    • ha egy pozícióból több van, akkor azokat számozással tudod megkülönböztetni. Pl. Munkatárs1-XYZ, Munkatárs2-XYZ ...
  • az Elsődleges e-mail cím mezőbe az utónév kötőjel előtti részét add meg ékezetek nélkül!
    • az előző példáknál maradva: elnok, iroda, szervizvezeto ...,
    • a fiókok e-mail címei tehát ezek lesznek: elnok@xyz.hu, iroda@xyz.hu, szervizvezeto@xyz.hu ...
  • a jelszó beállítással ne bíbelődj,
  • nyomd meg a LÉTREHOZÁS gombot
A felugró ablakban zöld pipa jelzi, hogy sikeresen létrehoztad az új felhasználói szervezeti-fiókot!
  • nyomd meg az E-MAIL KÜLDÉSE gombot, majd 
  • az új felugróban - ha akarod - adj meg egy e-mail címet, ahová elküldheted az új fiók belépési adatait és belépési linkjét
    • pl. megadhatod annak a személynek az e-mail címét, aki ezt a fiókot használni fogja ... így értesítést kap a fiók elkészültéről, és a fiókba majd be is tud lépni.
  • pipáld be a Másolatot kérek lehetőséget, mert fontos, hogy nálad, a rendszergazdánál is legyen nyoma az új fiók létrehozásának...
  • nyomd meg a KÜLDÉS gombot 
Ezzel létrehoztad az új felhasználói szervezeti-fiókot, a következő lépés a fiók testre szabása lehet, azaz a szervezeti-fióknak a fiókot használó személyhez való igazítása.

Ha valamikor változik a fiókot használó személy, akkor csak ezeket a lépéseket kell újra megtenned, az új személyhez igazítani, de a felhasználói szervezeti-fiók minden adata változtatás nélkül marad, azokat az új személy egy az egyben örökli!!

És épp ez a lényeg, így tudod a legkisebb munkával és vesződéssel követni egy szervezet személyi állományának változását, miközben biztosítod a szervezet folyamatos, zökkenőmentes működését!

Tipp! 

Nem kell kapkodnod! Beszéld át a szervezet vezetőjével a leírtakat és vázoljátok fel előre a szervezeti-fiók struktúrát ... Ha így ülsz le a gép elé, gyorsan fog menni a felhasználói fiókok felvétele!

Sok sikert! Guglizz, ne csak kuglizz! mood

A fiók megszemélyesítéséhez segítség

Szólj hozzá! Oszd meg és/vagy lájkold a cikket, ha hasznosnak találod! Köszönöm!