Előzd meg a káoszt! Hozz létre szervezeti egységeket a G Suite-ben

Ha rendszergazdaként szervezeti egységeket hozol létre G Suite fiókodban, átláthatóvá és szervezeti egységenként testre szabhatóan kontrollálhatod a teljes szervezetet. Egy domain kezelése esetén opcionális, több domain esetén viszont kötelező megtenned a szervezeti egységekbe osztást. Miért és hogyan? Mutatom...

Érdemes szervezeti egységeket létrehozni egyetlen domain esetén?

Minden a szervezet (egyesület, alapítvány, nonprofit cég ...) méretétől és szervezeti struktúrájától függ! Ha a szervezetben jól körülhatárolható egységek vannak (pl. értékesítés, szerviz, marketing, igazgatás stb.), akkor igen, ha csak pár fős kis szervezetről van szó, ahol mindenki mindent csinál, akkor nem biztos, hogy érdemes bajlódni vele.

A szervezeti tagolás IT szempontból azért (lehet) fontos, mert így az egységeknek (és így az egységhez rendelt felhasználói fiókok számára) önálló szabályokat állíthatsz fel, kontrollálhatod a rendszergazdai fiókból az alapvető G Suite jogosultságokat!

Szervezeti egység, alegység hozzáadása, egységek szerkesztése

Maga az egységek, alegységek létrehozása könnyű, ehhez

• a Felügyeleti konzolban menj a Felhasználók nézetbe
• a bal oldalon a Szűrők panelen, a Szervezet szerint felirat alatt látod a jelenlegi felosztást.
• ha nem látszik a Szűrő panel a bal oldalon, akkor nyisd ki azt a fejléc jobb oldalán látható Szűrők ikonra (filter_list) kattintva

Egy szervezeti egységed biztosan van, mégpedig azon a néven, ahogy a G Suite fiókot regisztráltad

• a szervezeti egység nevének szerkesztéséhez vidd a kurzort az egység neve fölé, majd kattints a megjelenő menü ikonra (more_vert), és válaszd a Szervezet szerkesztése menüpontot
• a felugró ablakban átírhatod, megadhatod a szervezet nevét, leírását
• alszervezet hozzáadásához válaszd az Alszervezet létrehozása lehetőséget, a felugró ablakban add meg az alegység nevét, rövid leírását
• az alszervezet hierarchikusan fog jelenni a bal oldali panelen

Mi a teendő több domain esetén

Ha több domaint kezelsz egyetlen fiókból (lásd Több domain kezelése az ingyenes Google Nonprofit csomagban launch) akkor, az átláthatóság kedvéért és a káosz elkerüléséért, minden domainodnak hozz létre egy alszervezetet, praktikusan a domain nevével, majd ezek alatt kezd el kialakítani a szervezeti egységeket!

Oké, megvan a szervezeti felépítés! Jöhet a felhasználók szétosztása!

Most a regisztrált felhasználókat oszd be a létrehozott szervezetekbe! Ehhez

• a Felhasználók nézetben vidd a kurzort a felhasználó avatar ikonja fölé, ami ekkor egy jelölőnégyzetté változik! Pipáld be!
• időt spórolsz, ha több felhasználót egyszerre sorolsz be: pipálj be több felhasználót ezzel a kijelölési módszerrel! mood
• a szervezetbe soroláshoz (áthelyezéshez) kattint az ikonsorban az Áthelyezés másik szervezetbe nyilas emberke ikonra (person), majd 
• a felugró ablakban válaszd ki azt a szervezetet, ahová a felhasználót, vagy felhasználókat be akarod sorolni

Szabályozd szervezet/alszervezet szinten a jogosultságokat

És most jön a lényeg ... ! Mostantól kezdve, ha az Alkalmazások/G Suite panelra mégy, és ott például a Drive és Dokumentumok használatára vonatkozó, mondjuk Megosztási beállítások szabályokat akarod beállítani, akkor - vedd észre -, hogy a jobb oldalon ott látod a szervezeti panelt, amin ki tudod választani, hogy a beállítandó szabályok melyik szervezeti egységre vonatkoznak! Ez igaz a többi alkalmazásra is.

A szervezeti szintű szabályozási lehetőség a nonprofit szervezetek ingyenes csomagjában (Ingyenes profi Google termékcsomag nonprofitoknak... amilyet csak a menő cégek használnak launch) is működik!

Jó guglizást! mood

---

Szólj hozzá! Oszd meg és/vagy lájkold a cikket, ha hasznosnak találod! Köszönöm!